Deschiderea unui restaurant: acte, avize și sfaturi utile

Una dintre cele mai importante întrebări pe care trebuie să și le pună orice antreprenor înainte de a începe o afacere, indiferent de domeniu, este legată de scopul businessului. Cu alte cuvinte, deschizi o afacere pentru clienți sau pentru tine? 

În cazul restaurantului lucrurile sunt destul de simple: evident ca trebuie să-ți placă și ție, dar clientul este cel care trebuie să fie satisfăcut la finalul zilei. Dacă începi procesul de deschidere a restaurantului cu acest gând în minte, vei avea cu siguranță mai mult succes decât concurența. În cele ce urmează vom vorbi despre cele mai bune decizii pe care le poți lua pentru a atrage cât mai mulți clienți încă din momentul în care tai panglica, dar și despre actele necesare pentru deschiderea unui restaurant. 

Ghidul pentru deschiderea restaurantului va include și detalii despre alegerea conceptului, a spațiului ideal, a meniului, a softului de gestiune, dar și a modalităților potrivite de promovare a deschiderii restaurantului. 

Cum realizezi un plan de afaceri pentru deschiderea unui restaurant

Ține minte că în mijlocul planului de afaceri pentru restaurant se află clientul și nevoile sale. Oricine poate crea un plan de afaceri care să detalieze obiectivele, analiza de piață și a concurenței și bugetul necesar. Noi te sfătuim să te concentrezi mai mult pe partea în care descoperi cine este clientul tău ideal și cum să-l atragi. Află câți ani are, ce preferințe culinare are, pe unde se plimbă de obicei, ce așteptări are de la un restaurant și chiar câți bani este dispus să cheltuie pe lună pe mese în oraș sau comenzi. Vei lua decizii mult mai înțelepte dacă vei clarifica aceste aspecte de la bun început. N-ar strica să cooptezi nici câțiva parteneri din domeniul business sau legal care să te sfătuiască. 

Studiază competiția pentru a descoperi ce funcționează deja pe piață și găsește soluții prin care să te asiguri că faci lucrurile mai bine decât ei. În final, stabilește și bugetul pentru promovare. 

Cum creezi conceptul restaurantului

Actele necesare pentru un fast food mobil și actele necesare pentru un restaurant sunt destul de diferite, și același principiu se aplică și când vine vorba de servicii sau de experiența clientului. Acestea fiind zise, ai grijă cum alegi conceptul restaurantului tău.

Indiferent că te adresezi unui public numeros sau vizezi pur și simplu o nișă, ai grijă să iei în calcul nevoile clienților înaintea preferințelor personale. Atmosfera trebuie să se potrivească de minune cu specificul restaurantului, fie că vorbim de mâncăruri românești, italienești sau franțuzești. Stabilește de la bun început cum va arată meniul, care va fi stilul de servire, tipul de mâncare și decorul. 

Cum alegi locul pentru deschiderea restaurantului

Spațiul pentru local va fi ales în funcție de publicul țintă și zonele pe care le frecventează. Amplasarea trebuie să fie ușor accesibilă, ușor de văzut și poziționată în așa fel încât să beneficieze de trafic constant. Ia în calcul și proximitatea față de competiție, asta ca să nu te bați pe clienți. Evident, va fi necesar să te gândești și la prețul chiriei, asta pentru a te asigura că profitul estimat va putea acoperi toate cheltuielile. 

Cum stabilești meniul pentru restaurant

Și meniul va fi stabilit tot în funcție de preferințele publicului. Așadar, începe prin a face un top al restaurantelor cele mai bune din zona ta și consultă-le meniul și feedback-ul primit de la clienți. În acest mod vei afla care sunt cele mai căutate, dar și apreciate preparate. 

Consultă personalul care se va ocupa de pregătirea preparatelor și decideți împreună dacă meniul este destul de complex și dacă forța de lucru este suficientă pentru numărul de preparate pe care vrei să le pui la dispoziția clienților. Nu uita, meniul poate fi modificat și pe parcurs, în funcție de reacțiile pe care le vor avea clienții. Ia în calcul aspecte precum conceptul ales, bugetul și diversitatea ingredientelor, experiența chefului și prețurile pe care vrei să le practici. Cât despre meniul propriu-zis, nu uita că deja clienții preferă soluții digitalizate ce permit servirea rapidă. Ia în calcul un meniu digital: este ușor de modificat, accesibil imediat de către clienți și permite integrarea funcțiilor de livrare la domiciliu.

Ce acte sunt necesare pentru deschiderea unui restaurant

Actele necesare pentru deschiderea restaurantului sunt multe și uneori dificil de obținut. Așadar înarmează-te cu răbdare și urmărește lista de mai jos. 

Rezervarea denumirii firmei

Vei avea nevoie de un nume pe care-l vei anunța la Registrul Comerțului pentru verificare și rezervare. În cererea vei putea nota trei nume ales în ordinea preferințelor, pentru a câștiga timp. 

Stabilirea sediului social al firmei 

Trebuie să ai un sediu și să faci dovada faptului că vei avea dreptul de a folosi spațiul respectiv (fie cu ajutorul unui contract de închiriere, fie cu unul de proprietar). Stabilirea sediului social poate fi făcută acolo unde-ți vei desfășura activitatea sau într-un alt spațiu, diferit de punctul de lucru. 

Redactarea actului constitutiv

În actul constitutiv vei menționa obligatoriu datele de identificare a asociaților, forma de organizare, sediul social, denumirea firmei, obiectul principal de activitate și cele secundare și aportul fiecărui asociat la capitalul social. Ai grijă să alegi corect codurile CAEN. 

Depunerea capitalului social

Deschide un cont bancar și depune capitalul social, de minimum 200 RON. Pentru depunere vei avea nevoie de act constitutiv în original, dovada pentru verificarea disponibilității și rezervarea firmei de la ONRC și buletinul reprezentanților firmei. 

Completarea declarației pe proprie răspundere 

Pentru a deschide firma trebuie să îndeplinești condițiile legale, de pildă să nu ai antecedente penale. La un birou notarial vei completa o declarație de acest tip. Nu uita să te prezinți cu buletinul și dovada rezervării firmei. 

Pentru specimenul de semnătură te vei prezenta tot la notarul public și vei completa o declarație tip. 

Eliberarea actelor firmei 

Actele obținute se așează într-un dosar și se depun la Registrul Comerțului. Apoi vei primi certificatul de înregistrare și certificatul constatator în care se precizează condul CAEN. Urmează înregistrarea la ANAF, iar în 30 de zile trebuie să te prezinți și să declari faptul că firma ta există. Vei deveni plătitor de taxe și impozite și vei completa și depune declarație 010. 

De ce autorizații ai nevoie pentru deschiderea restaurantului

Deschiderea firmei nu va fi suficientă pentru ca restaurantul să funcționeze. Acum trebuie să obții și o serie de autorizații, de la diverse instituții. În cele ce urmează îți vom spune care sunt acestea și ce acte trebuie să prezinți. 

Autorizație de la Direcția Sanitar-Veterinară (DSV)

Pentru a primi autorizația de funcționare trebuie să prezinți următoarele contracte: 

• neutralizare deșeuri animale de tip SNCU;
• de colectare uleiuri uzate;
• declarație de conformitate separator hidrocarburi (după caz) și/sau separator degrăsimi;
• deratizare și dezinsecție;
• copii după diplomele de absolvire pentru cursuri de igienă autorizate, ale angajaților;
• copii ale fișelor de aptitudini pentru  angajaților (se eliberează după medicina muncii);
• igienizare separatoare de hidrocarburi (după caz) sau de grăsimi. 

Autorizație de la Direcția de Sănătate Publica (DSP)

Pentru a primi autorizația de funcționare trebuie să prezinți următoarele documente: 

• cerere tip;
• plan de încadrare în zonă (pentru identificarea potențialelor surse de contaminare și/sau de îmbolnăvire a populației);
• memoriu tehnic (cudate tehnice despre interiorul și exteriorul clădirii selectate pentru desfășurarea activității, precum și dotările specifice ale acesteia);

Autorizație de Mediu

Necesară în cazul restaurantelor cu o capacitate de mai mult de 100 de locuri. Vei avea nevoie de fișa de declarație și de prezentare care face referire la datele generale ale unității, sursele de poluanți, gestiunea deșeurilor și așa mai departe. 

Autorizație de securitate la incendiu

Se mai numește și Autorizație PSI și se obține de la IGSU. Documentele se vor elabora de către proiectanții autorizați în condițiile legii. Acestea vor fi datate apoi semnate olograf și ștampilate pe fiecare pagină/planșă de către specialiști. 

Autorizație de funcționare de la Protecția Muncii

Va fi eliberată de către ITM și necesită obținerea autorizației de funcționare pentru sănătatea în muncă. Pentru aceasta vei depune: 

• copii ale actelor de înființare;
• cerere pentru autorizarea desfășurării activității;
• declarația pe propria răspundere din care să rezulte că pentru activitățile declarate vor fi îndeplinite condițiile de funcționare conform cu  legislația specifică;

Autorizație de funcționare finală emisă de Primăria locală

Va fi depus un dosar care să includă actele menționate mai sus și se achită o taxă anuală, stabilită în funcție de suprafața spațiului. 

Casă de marcat fiscalizată sau imprimantă fiscală

Înainte de a începe activitatea trebuie fiscalizată casa de marcat. Cu alte cuvinte, trebuie să o achiziționezi și să depui dosarul la Direcția Generală a Finanțelor Publice. De la ei vei obține certificatul de atribuire pentru numărul de ordine. În magazinul nostru online poți să găsești o ofertă competitivă pentru echipamente hardware. 

Ce soft de vânzare și gestiune să alegi pentru restaurant

Experiența clienților din restaurant depinde foarte tare inclusiv de ce se întâmplă în spatele ușilor închise, cele ale bucătăriei de exemplu. În acest sens îți poate veni în ajutor soluția Kitchen Display, de exemplu. 

Elementul central al afacerii rămâne sistemul POS, cel care vine la pachet cu hardware-ul necesar, dar și cu sesiuni de training pentru angajați. Apropo, orice dispozitiv mobil poate fi transformat într-un terminal POS mobil, fapt care poate reduce cu până la 30% timpul de preluare a comenzilor. Iar pentru management și raportare, îți sugerăm să folosești softul de administrare a afacerii pentru HoReCa. Dacă vrei să-ți răsfeți clienții și la domiciliu, apelează la soluția de delivery. 

Modalități de promovare a deschiderii restaurantului 

Începe prin a pune la dispoziția clienților un website prietenos. Foarte mulți antreprenori se gândesc că restaurantul lor va fi atât de apreciat încât nu va avea nevoie și de o prezență online. Nimic mai fals! Mai ales în ziua de azi oamenii consideră că afacerea ta aproape că nu există dacă nu te pot găsi pe internet. Așa că, înainte de a deschide restaurantul, pune și website-ul la punct. 

Aspecte care merită atenția ta: 

• Oferirea informațiilor despre afacere, despre meniu și alte servicii furnizate;
• Un website optimizat, ușor de navigat;
• Website optimizat și pentru alte dispozitive, mobile de pildă;
• Poze cât mai atrăgătoare cu preparatele;
• Posibilitate de plasare a comenzilor online. Aici va fi cazul să investești și în soluții software de livrare la domiciliu;
• Un blog care să conțină informații relevante pentru clienții tăi, de exemplu cu rețete sau sfaturi din domeniu;
• Posibilitatea de a face rezervări online;
• Un chestionar pentru satisfacția clienților restaurantului. 

Apoi, Nu subestima importanța social media. O parte foarte importantă din prezența online va fi reprezentată și de activitatea restaurantului pe social media. Deschide o pagină oficială a acestuia și începe să investești în activități de marketing, cât mai devreme cu putință. 

Pune fotografii cu mâncărurile tale și cu interiorul restaurantului pe rețelele sociale, alege un text creativ pentru deschiderea restaurantului, investește în reclame online sau în colaborări cu influencerii și oferă potențialilor clienți un loc în care pot afla mai multe nu doar despre afacerea ta, ci și despre valorile tale ca antreprenor. După ce ți-ai creat o comunitate,  continuă să interacționezi cu ea! 

Nu în ultimul rând, învestește în soluții de fidelizare a clienților

Dacă ai urmat toate sfaturile de mai sus, cel mai probabil ai un flux constant de clienți. Dar cum îi faci să revină? Aici intervin strategiile de fidelizare a clienților. Noi te sfătuim să aplici una sau mai multe dintre strategiile următoare, în funcție de specificul restaurantului tău: 

• Organizează evenimente speciale în cadrul cărora poți pune în valoare cele mai apreciate feluri de mâncare și băuturi sau oferă mostre gratis de mâncare;
• Oferă reduceri clienților noi, dar și celor mai vechi. Poți face asta cu ajutorul sistemelor de carduri cadou/vouchere cadou sau cu un sistem de puncte de loialitate; 
• Apelează la un sistem CRM pentru a înregistra fiecare interacțiune pe care o ai cu clienții. Așa vei putea aduna feedbackuri prețioase, oferite atât în online, cât și offline și vei putea personaliza experiența din restaurant în funcție de preferințele fiecărui client. Poți de exemplu să oferi discounturi pentru zilele de naștere;
• Oferă mai multe opțiuni de plată și soluții de self ordering;
• Asigură-te că servirea și livrările sunt ireproșabile. Asta presupune să găsești angajații potriviți și apoi să-i formezi. 

Acum știi tot ce este necesar pentru a lansa și gestiona un restaurant de succes!