NIR (nota de intrare-recepție): ce este și cum se generează
Indiferent dacă-ți deschizi o afacere în domeniul HoReCa sau în retail, există o serie de certitudini în ceea ce privește activitatea ta. Una dintre ele este cea legată de faptul că vei lucra cu stocuri, deci vei primi mărfuri și vei avea nevoie de un soft de administrare afaceri. În cadrul acestui proces te vei lovi cu siguranță de NIR sau nota de intrare recepție.
Ce este, de ce ai nevoie de ea și cum se întocmește/generează vei afla din cele ce urmează!
Ce este NIR?
NIR sau nota de intrare-recepție este un document întocmit atunci când mărfurile sunt recepționate de către recepție și gestionar. Acest document va cuprinde atât date despre actele adiționale, denumirea și ambalajele materialelor, codul, dar și cantitatea și valoarea mărfurilor și procentul și valoarea rabatului comercial.
Acest document servește atât drept dovadă pentru recepția bunurilor, cât și ca document justificativ pentru procesul de încărcare în gestiunea stocurilor.
În ce situații se utilizează NIR?
Lista de situații în care vei utiliza această notă este destul de lungă și va include următoarele operațiuni:
- Documentarea recepției bunurilor și încărcarea în gestiunea de stocuri;
- Constatarea diferențelor la recepție în urma litigiilor cu furnizorii și cărăușii;
- Înregistrarea în contabilitate.
Va fi de asemenea folosită drept document distinct de recepție dacă:
- Bunurile materiale pentru prelucrare sunt primite pentru păstrare sau prin custodie;
- Bunurile cuprinse în factură sau aviz de însoțire a mărfii fac parte din gestiuni de stocuri diferite;
- Bunurile materiale sosesc fără documente de livrare, sunt procurate de la persoane fizice, prezintă diferențe la recepție;
- Mărfurile se țin la preț de vânzare en-gross sau cu amănuntul.
Acum că ai aflat când se întocmește nota de intrare-recepție, hai să vedem cum vei face asta!
Cum se completează o notă de intrare-recepție?
Vei găsi online diverse modele notă de intrare recepție tipizat, pdf și formulare Excel, dar mai întâi de toate trebuie să înțelegi cum trebuie completată. Conform legii, aceasta se va întocmi în două exemplare, la locul unde se face depozitarea sau pe măsura efectuării recepției la sediul celui care primește bunurile. Dacă se constată diferențe, nota de recepție și constatare de diferențe se va întocmi de către comisia de recepție în trei exemplare. În cazul în care materialele vor sosi în tranșe, se va întocmi câte un formular pentru fiecare tranșă, api se vor anexa la factură sau la avizul de însoțire a mărfii.
Nota de intrare recepție trebuie să conțină următoarele informații:
- Numele și adresa furnizorului;
- Data și ora la care s-a efectuat livrarea;
- Cantitatea din fiecare produs;
- Numărul facturii sau al avizului de însoțire;
- Schiță a produselor livrate/listă cu denumirea articolelor de stoc;
- Semnătura și numele persoanei care se ocupă de recepție.
Apoi, nota va circula la gestiune, la departamentul financiar-contabil, la unitatea furnizoare și la unitatea de transport.
NIR-ul va putea fi întocmit pe hârtie, într-un formular Excel sau cu ajutorul unei aplicații specializate de gestiune și inventar. Noi te sfătuim să utilizezi ultima variantă dacă vrei să eviți greșelile și să economisești timp. Această aplicație va permite înregistrarea documentelor de intrare și va genera automat NIR-urile pe baza lor. În plus, vei putea menționa în aplicație și termenul de valabilitate pentru fiecare produs.
Uite, de asta merită digitalizarea afacerii tale!